Polityka prywatności
Zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w systemie Alone in Drag
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach systemu Alone in Drag (system ERP oraz Portal Klienta) jest Alone in Drag.
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją przysługujących praw można kontaktować się z Administratorem drogą elektroniczną pod adresem e-mail: office@aloneindrag.com.
2. Zakres i kategorie przetwarzanych danych
Administrator przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do świadczenia usług optymalizacji aerodynamicznej (aerofittingu), obsługi konta klienta, rozliczeń finansowych oraz zapewnienia bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych.
Dane identyfikacyjne i kontaktowe klientów (tabela clients): imię, nazwisko, adres e-mail (email), adres tożsamości konta (identity_email), numer telefonu (phone), adres zamieszkania lub siedziby (street, postal_code, city, country), nazwa firmy oraz numer NIP (nip, company_name), a także organizacyjne notatki i źródło polecenia (notes, referral_notes).
Dane pomiarowe i biometryczne z sesji aerofittingu (tabele aerofitting_sessions oraz runs): masa zawodnika w kilogramach (rider_weight_kg), zarejestrowane parametry fizyczne, współczynnik oporu aerodynamicznego CdA, prędkości testowe, moc w watach, zyski czasowe oraz specyfikacje testowanego sprzętu i pozycji kolarza.
Materiały multimedialne (tabele session_media oraz session_videos): fotografie i nagrania wideo rejestrujące pozycję zawodnika podczas prób w tunelu aerodynamicznym, na torze kolarskim lub na szosie, wraz z informacjami o znacznikach czasowych i rozdziałach nagrań.
Dane uwierzytelniające i sesyjne (tabele identity_sessions oraz identity_magic_links): szyfrowane tokeny uwierzytelniające, publiczne identyfikatory sesji, adresy IP, nagłówki przeglądarki użytkownika (user_agent), kody jednorazowe oraz znaczniki czasu aktywności i wygaśnięcia.
Dzienniki komunikacji elektronicznej (tabela email_logs): historia powiadomień systemowych, wysłanych jednorazowych linków logowania (magic links) oraz raportów z sesji.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Realizacja umowy i świadczenie usług: przetwarzanie danych pomiarowych, przygotowywanie raportów z sesji aerofittingu oraz obsługa Portalu Klienta odbywa się w celu wykonania umowy o świadczenie usług lub podjęcia działań na żądanie klienta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Wypełnienie obowiązków prawnych: przetwarzanie danych rozliczeniowych i fakturowych (w tym NIP, adres i historia transakcji) wynika z przepisów prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Prawnie uzasadniony interes Administratora: zapewnienie bezpieczeństwa teleinformatycznego, zapobieganie nadużyciom, weryfikacja tożsamości, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami oraz diagnostyka techniczna (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Zgoda użytkownika: w przypadku uruchomienia opcjonalnych zewnętrznych odtwarzaczy multimedialnych dane są przetwarzane na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
4. Podmioty przetwarzające dane i odbiorcy
W celu prawidłowego funkcjonowania serwisu dane mogą być powierzane wyspecjalizowanym podmiotom świadczącym usługi techniczne i organizacyjne.
Hetzner Online GmbH (Niemcy, UE) — hosting infrastruktury serwerowej oraz baz danych.
Cloudflare, Inc. (USA / UE) — bezpieczne przechowywanie plików multimedialnych, nagrań wideo i wygenerowanych raportów w usłudze Cloudflare R2 Storage.
Resend, Inc. — obsługa wysyłki transakcyjnych wiadomości e-mail (w tym linków logowania oraz powiadomień o sesjach).
inFakt Sp. z o.o. (Polska) — fakturowanie elektroniczne i zintegrowana obsługa księgowa transakcji sprzedaży.
Fireworks AI — zautomatyzowane przetwarzanie i ekstrakcja danych tekstowych z dokumentów operacyjnych (OCR).
Functional Software, Inc. (Sentry) — monitorowanie błędów działania aplikacji z aktywnym filtrowaniem danych osobowych.
Google LLC — opcjonalne osadzanie archiwalnych nagrań wideo (Google Drive) w Portalu Klienta, aktywowane wyłącznie po wyrażeniu zgody przez użytkownika.
5. Okres przechowywania danych
Dane konta klienta, historia sesji aerofittingu oraz raporty pomiarowe przechowywane są przez okres świadczenia usług oraz korzystania z Portalu Klienta, a po zakończeniu współpracy do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Dokumentacja finansowo-księgowa przechowywana jest przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Aktywne sesje logowania (identity_sessions) są ważne przez 30 dni od momentu ostatniej aktywności, z maksymalnym nieprzekraczalnym czasem trwania 90 dni od utworzenia, lub do momentu ich unieważnienia przez użytkownika.
6. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, żądania ich usunięcia (prawo do bycia zapomnianym), ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych.
Użytkownik ma prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
W przypadku uznania, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Klient może w każdej chwili zażądać eksportu swoich danych osobowych lub usunięcia konta poprzez kontakt z Administratorem pod adresem office@aloneindrag.com.